21 mejores consejos, estrategias y técnicas de gestión del capital de trabajo

¿Su empresa tiene poco efectivo pero quiere mantenerse a flote y aún así hacer crecer el negocio? En caso afirmativo, aquí hay 21 mejores consejos, estrategias y técnicas de gestión de capital de trabajo que puede aplicar para salvar su negocio.

El concepto de capital de trabajo se remonta a antiguos vendedores ambulantes yanquis que llenaban sus vagones con diferentes cosas y vendían a venderlos. implica tres procesos importantes. el primero es que el vendedor compra los bienes a crédito de un proveedor, luego los vende y recolecta efectivo para obtener ganancias y finalmente paga al proveedor de su mercancía para demostrar que merece un nuevo préstamo.

¿Qué es la gestión del capital de trabajo?

En estos días, los principios básicos siguen siendo los mismos, pero la definición ha evolucionado desde entonces. La administración del capital de trabajo se refiere a la forma en que los gerentes utilizan el financiamiento a corto plazo para financiar sus activos actuales, como efectivo y otros equivalentes de efectivo, cuentas por cobrar, inventario, gastos prepagos, etc.

Los activos corrientes son imprescindibles para cualquier negocio, pero los gerentes deben recordar que existen costos asociados con su tenencia. Si una empresa puede reducir sus activos actuales sin perjudicar las ventas, la rentabilidad aumentará inevitablemente.

La gestión del capital de trabajo, que está estrechamente relacionada con la gestión de la cadena de suministro financiera, concierne a todas las empresas, independientemente de su situación y rendimiento actuales.

Las empresas compran bienes y servicios de sus proveedores, almacenan los bienes durante y después del proceso de producción antes de venderlos a sus clientes. Este ciclo ocupa un alto porcentaje de la liquidez disponible de una empresa. por lo general, una empresa solo recupera la liquidez cuando se han pagado los productos manufacturados.

Aquí es exactamente donde se aplicará la gestión del capital de trabajo. Al optimizar varios procesos, se puede reducir la cantidad de capital inmovilizado. la compañía puede usar la liquidez adicional para realizar inversiones o impulsar el crecimiento en nuevos mercados.

Sin duda, la necesidad de una administración de capital efectiva no puede exagerarse porque ayuda a aumentar la rentabilidad de la empresa y también facilita las operaciones financieras. Sin embargo, es triste notar que un informe de pwc descubrió que desde la crisis financiera, ha habido una disminución en el enfoque en el capital de trabajo.

Esto significará la perdición para muchas compañías a largo plazo. Estos son los mejores consejos, estrategias y técnicas de gestión de capital de trabajo que puede utilizar para asegurar su capital de trabajo.

21 mejores consejos, estrategias y técnicas de gestión del capital de trabajo

1.  gestionar adquisiciones e inventario

Realizar un seguimiento eficaz de la cantidad de inventario que tiene en un momento dado es una de las características de una gestión eficaz del capital de trabajo. Esto se debe a que tener más existencias de las necesarias puede ejercer una presión excesiva sobre la cantidad de efectivo que el negocio tiene para ejecutar sus otras actividades. De nuevo, puede provocar daños en el producto debido al almacenamiento prolongado si el stock es sensible al tiempo.

por otro lado, sin embargo, no tener suficiente stock puede provocar que una empresa pierda ventas a sus competidores y, en última instancia, dañe su imagen. en otro para mantener un inventario eficiente, debe tomar nota de los artículos que compra y la cantidad que los vende. en otro para hacer esto, necesitará mantener un nivel óptimo de existencias.

puede lograr esto manteniendo un fuerte vínculo de información y comunicación entre los diversos departamentos y pronosticando el posible aumento y disminución de la demanda para evitar que su negocio tenga demasiado o muy poco stock en un momento dado.

Si una empresa no conoce el nivel de existencias que tiene en un momento dado, será casi imposible para la empresa determinar su nivel óptimo y esto podría generar muchas desventajas para la empresa. puede contrarrestar esto haciendo un inventario de la cantidad de productos que tiene para controlar lo que tiene a mano y justificar la necesidad de comprar más existencias o no.

2. pagar a los proveedores a tiempo

No hace falta decir que ser disciplinado en su proceso de pago es una parte muy vital del proceso de pago. Los estudios e investigaciones que se han realizado sobre los niveles de capital de trabajo han demostrado que la mejora más importante proviene de un mejor rendimiento por pagar y la reducción de los días por pagar (dpo).

Las empresas que pagan a tiempo por los bienes y servicios que compran tienen una mejor relación de trabajo con sus proveedores y tienen una ventaja al tratar de negociar mejores ofertas, tales como descuentos y condiciones de pago con sus proveedores, en caso de que sea necesario.

Si puede mantener contentos a sus proveedores y mantenerse en sus buenos libros, podrá ahorrar dinero a la larga cuando se trata de obtener mayores descuentos para compras a granel, pedidos recurrentes y maximizar el período de crédito.

3. mejorar el proceso de cuentas por cobrar

Para acortar el proceso de cobro, lo mejor es que la empresa tenga un buen sistema de cobro. debe intentar enviar facturas lo antes posible. a veces puede haber fallas, procesos burocráticos voluminosos o ineficiencias que pueden ocasionar demoras en el proceso de envío de facturas.

Si esto sucede, entonces el proceso de la factura tendrá que ser examinado y reevaluado para que sea más ágil y sea lo más efectivo posible. La tecnología puede emplearse fácilmente para mejorar la entrega electrónica de facturas y así acelerar el proceso de facturación y cobro, y finalmente acelerar el proceso y el ciclo de conversión de efectivo.

Además, las facturas deben analizarse en busca de errores antes de enviarse al deudor para evitar retrasos en el pago. También puede recordar a sus deudores de vez en cuando que le deben y que deben pagar lo antes posible.

4. gestionar deudores con eficacia

Para asegurarse de tener capital de trabajo disponible en cualquier momento, debe asegurarse de que el dinero ingrese al negocio y también a tiempo. si es necesario, es posible que deba volver a examinar los créditos y contratos que tiene con sus deudores para asegurarse de que no les está dando una ventana muy grande para pagar los bienes y servicios que han comprado porque esto podría tener un efecto negativo en el flujo de caja de su propia empresa.

Los términos de crédito que firmó con sus deudores deben ser de tal manera que beneficien a su empresa y sus necesidades de flujo de efectivo. debe esforzarse por reducir las deudas incobrables al mínimo posible mediante la implementación de verificaciones de crédito más rigurosas y también garantizar que existan procedimientos efectivos de control de crédito para perseguir a los clientes que pagan tarde.

5. tomar decisiones financieras informadas

el capital de trabajo no tiene intereses y no tiene condiciones y, como tal, es la fuente de efectivo más barata y rápida para una empresa. Un estudio que se realizó recientemente consideró que alrededor del sesenta y cinco por ciento de las organizaciones no tienen una necesidad inmediata de financiamiento.

Al poner su capital de trabajo en un orden de preferencia, la compañía podrá tomar decisiones estratégicas de inversión que impulsen el rendimiento operativo y la eficiencia. Por otro lado, no tener suficiente liquidez operativa debido al hecho de que los productos que tiene están atados como existencias, inventario y facturas impagas pueden tener un gran efecto en el flujo de caja.

6. determinar el requisito comercial

determinar el requisito comercial exacto es el primer paso para decidir la mejor manera de financiar el capital de trabajo. Si su negocio está comenzando, en sus primeros años o si tiene la intención de expandir su negocio, requerirá diferentes enfoques y, en última instancia, una solución de financiación diferente.

Debido al hecho de que existen varios métodos que se adaptan a cada etapa del estilo de vida de una empresa, es realmente necesario discutir regularmente los planes y requisitos internamente con el equipo de alta gerencia y con proveedores financieros externos para que pueda planificar cuidadosamente y acceder a sus necesidades de capital. de acuerdo con los objetivos estratégicos de la empresa.

7. previsión

Para garantizar que una empresa tenga una gestión eficaz del capital de trabajo, es muy necesario fomentar una previsión adecuada del flujo de caja. Cuando realice un pronóstico, debe tener en cuenta el impacto de factores esenciales como las acciones de sus competidores, la pérdida de clientes principales, eventos imprevistos y ciclos de mercado. El pronóstico del flujo de efectivo también es ventajoso en el sentido de que ayuda a fortalecer el balance de una empresa y también estabiliza la financiación disponible para el negocio.

8. gestión eficiente del capital

Al combinar de manera experta las habilidades operativas y financieras de su empresa, podrá reconocer e implementar nuevas estrategias que lo ayudarán a generar efectivo a corto plazo. Con la ayuda de ejecutivos de la empresa competentes, se pueden establecer objetivos responsables para la organización, se puede hacer una contabilidad adecuada de sus niveles de rendimiento y pueden ser catalizadores y agentes de cambio.

9. financiación alternativa

a veces, tomar préstamos puede ser bastante problemático para los propietarios de pequeñas empresas y, como tal, pueden necesitar explorar otras alternativas para satisfacer su necesidad de efectivo. el factoraje de facturas y los adelantos de capital de trabajo ayudan a obtener el efectivo más rápido. Al utilizar técnicas alternativas, podrá mejorar el flujo de caja general de la empresa. 

10. acortar el ciclo operativo

Por lo general, el ciclo operativo de casi todas las empresas comienza cuando la compra de materias primas se realiza con la conversión de la cuenta por pagar en efectivo. No hace falta decir que si el ciclo operativo lleva un largo período de tiempo, se encerrará una gran cantidad de capital de trabajo. Al acortar el ciclo operativo, una empresa puede ayudar a liberar su efectivo más rápido y mejorar así la liquidez a corto plazo de la empresa.

11. aumentar el volumen de ventas y reducir los gastos

La forma más fácil de mejorar la posición de capital de trabajo de cualquier empresa es simplemente reducir el costo de producción. Deberá analizar cuidadosamente sus gastos, como la cantidad de dinero que se gasta en viajes de negocios, alquiler, papelería de oficina, etc. para que pueda decidir los gastos que no son demasiado importantes y cortarlos sin afectar la producción, ahorrando así costos.

aumentar sus ingresos por ventas también puede ser otra forma de mejorar su capital de trabajo siempre que el crecimiento de los ingresos sea mayor que el aumento de los gastos necesarios para generarlo.

12. invertir en operaciones

no solo invierta en operaciones, sino que también invierta sabiamente en operaciones. en este momento, puede estar poniendo su capital de trabajo en áreas equivocadas de su negocio. por ejemplo, si gasta casi todo lo que gana en procesos de producción y muy poco en marketing y ventas, le resultará muy difícil conseguir nuevos clientes que sean muy necesarios para aumentar su flujo de caja. Tómese su tiempo para acceder a su negocio y descubrir áreas en las que puede aportar fondos para obtener los mayores beneficios.

13. evitar el desperdicio a toda costa

al pie de la letra, puede parecer que reparar un equipo siempre es la solución más rentable para comprar o arrendar uno nuevo, pero no siempre es así. La verdad es que, en algunos casos, podría gastar demasiado en reparaciones solo para mantener un equipo defectuoso que podría reducir su productividad.

Aquí es donde debe observar de manera introspectiva los números financieros de su negocio. Es posible que descubra que el precio inicial de compra del equipo y el retorno de la inversión a largo plazo es más rentable que reparar constantemente el antiguo.

14. externalizar ciertas operaciones

La externalización de ciertas tareas puede ser doblemente ventajosa en el sentido de que puede conducir a la reducción de costos y también permitirá a los empleados concentrar sus esfuerzos en otras áreas más importantes de su negocio. La subcontratación también puede adoptarse si opera una pequeña empresa con un personal limitado que no tiene suficientes conocimientos o habilidades para trabajar de manera efectiva en departamentos comerciales específicos. operaciones tales como ventas, servicio al cliente, contabilidad o soporte técnico pueden subcontratarse a otras personas u organizaciones.

15. sea preciso con sus informes de contabilidad

Uno de los problemas que enfrentan las empresas cuando intentan hacer un seguimiento de su capital de trabajo es que no tienen los datos necesarios para hacer un informe preciso. no tienen idea de dónde se gasta el dinero.

Al organizar su departamento de contabilidad y tener un contador que pueda revisar sus libros de contabilidad, puede reducir las imprecisiones y así tomar mejores decisiones comerciales. tener su software de cuentas en la nube también puede ser útil, ya que puede hablar con su contador por teléfono mientras ambos miran el mismo conjunto de cuentas.

16. tener un procedimiento de recolección eficiente en su lugar

No debe basarse en la mentalidad idealista de que sus clientes y sus clientes saldarán sus deudas a su debido tiempo. no debes doblar los brazos y esperarlos. envíe recordatorios de pago y trabaje para que los clientes que paguen tarde tengan un mejor calendario de pagos. Si bien ofrecer descuentos a los clientes que pagan rápidamente es otra opción, asegúrese de no ofrecer demasiados descuentos que puedan tener un efecto negativo en su flujo de caja.

17. facilite el pago a sus deudores: algunas empresas no ofrecen servicios de tarjetas de crédito porque es demasiado costoso y al final hace que sea difícil para las personas patrocinarlos debido a las difíciles opciones de pago. debe tratar de facilitar que sus clientes paguen sus deudas y tampoco es aconsejable eliminar un método de pago que muchas personas dan por sentado.

18. crear eficiencias que ayudarán a completar trabajos y tareas más rápido

Esto se puede lograr mejorando el lugar de trabajo para que las tareas se completen a un ritmo mucho más rápido y así mejorar el flujo de caja. Esto podría ser a través de profesionales que trabajan con pantallas duales, actualizando maquinaria o utilizando grandes sistemas. por ejemplo, si puede implementar algo que corta una tarea que lleva de cuatro a dos horas, entonces debería poder obtener el doble de la cantidad de ingresos por potencialmente los mismos costos.

19. hacer uso de un presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de efectivo es una herramienta muy importante que una empresa necesita tener, en el sentido de que ayuda a comprender cuándo es necesario pagar las cosas y cuándo tendrá picos y valles en los ingresos. con este tipo de información de antemano, puede organizar sobregiros para tiempos de escasez o reservar efectivo para gastos.

Los programas de optimización del capital de trabajo no deben limitarse únicamente a la función financiera. Debe involucrar a todo el equipo directivo de la empresa. Es erróneo creer que todos los problemas de gestión de capital pueden ser abordados solo por la tesorería. nombrar líderes o campeones locales de estrategia de capital de trabajo en toda la organización.

nunca debe ajustar artificialmente los niveles de capital de trabajo mediante retrasos en los pagos a los proveedores o intensificando indiscriminadamente las actividades de cobro para aumentar la métrica de rendimiento trimestral o de fin de año. Estos enfoques para aumentar el capital de trabajo pueden tener consecuencias para el negocio debido a la reacción que surgirá de tales acciones.

al retrasar el capital de trabajo a los proveedores, es posible que pueda reducir el capital de trabajo a corto plazo, pero es probable que esa mejora desaparezca con el tiempo a medida que los proveedores ajusten sus precios en consecuencia. El descuento dinámico es frecuente.

incentive a las personas a lograr sus objetivos de optimización del capital de trabajo al reconocer y compensar a su personal de manera adecuada, especialmente a nivel gerencial.

20. haga esfuerzos concertados para optimizar siempre su capital de trabajo

t aquí puede ser la tentación de tomar su foco lejos de la capital, especialmente si el negocio está todavía en sus primeras etapas de trabajo, ya que no puede presentar la preocupación más inmediata. También en momentos en que la empresa está en crisis, puede haber desvío de la atención del capital de trabajo a otros campos más “apremiantes”.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las empresas siempre pagarán por no centrarse en su capital de trabajo. ignorar su capital de trabajo puede inhibir significativamente la capacidad de una empresa para crecer y satisfacer la demanda una vez que el negocio se recupere.

21. brinde un valor agregado a sus proveedores

Muchas grandes organizaciones ahora están utilizando portales web para ofrecer transparencia contable fluida y sin problemas para todos sus proveedores e incluso sus transacciones financieras, independientemente de su ubicación. también puede encontrar métodos, procedimientos y técnicas que puedan agregar un gran valor a sus proveedores.

22. siempre mira hacia adelante

La planificación estratégica es muy importante cuando se trata de mantener su capital de trabajo. necesita planificar y evaluar cuidadosamente sus necesidades de capital en la próxima semana, mes, trimestre, año, etc. debe evaluar las necesidades que puedan surgir, como ¿necesitará actualizar su software? proporcionar capacitación a los empleados? mudarse a una oficina más grande? et al.

Hay tantas consideraciones que deben hacerse para no mencionar los gastos que pueden surgir repentinamente. planifique en consecuencia y esté preparado para cualquier cosa. Cabe señalar que la gestión adecuada del capital de trabajo requiere no solo tiempo sino también esfuerzo. Sin embargo, es fundamental si desea que su negocio crezca y aproveche las nuevas oportunidades.