10 poderosos consejos para llevar a cabo una reunión de la junta con éxito

Como propietario de un negocio, ejecutivo de negocios u otra parte interesada en una empresa, se le pedirá que realice reuniones de la junta regularmente o en ocasiones. Dado que estas reuniones tienen el propósito de servir como comunicación grupal y compartir ideas entre los grandes personajes de una empresa o industria, debe comprender cómo llevarlas a cabo de manera efectiva para lograr este propósito.

Si una reunión de la junta tiene éxito, la mayor parte del crédito va a la persona que presidió la reunión. y si no logra su propósito, la mayor parte de la culpa recae en el mismo individuo. La única diferencia entre una reunión exitosa y una fallida radica en cómo se ejecutan ambas. ¿Le gustaría organizar reuniones exitosas de la junta que logren su propósito ? los siguientes diez consejos te ayudarán.

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10 consejos poderosos para ejecutar una reunión de la junta con éxito

1. definir objetivos y distribuir la agenda por adelantado

Una de las maneras más fáciles de perder el tiempo en una reunión es exigirles a los participantes que sugieran ideas o sugerencias sobre algo que están escuchando por primera vez en esa reunión. Sin embargo, este error es muy común.

en lugar de perder un tiempo precioso en una reunión convirtiéndola en una sesión de lluvia de ideas, puede crear una estructura para la reunión y comunicar la agenda a los participantes invitados con anticipación. de esta manera, habrían hecho una lluvia de ideas para las ideas e incluso las habrían afinado antes de la fecha de la reunión. esto le ahorrará mucho tiempo y lo ayudará a lograr más en una sola reunión.

2. hacerse cargo de toda la reunión

Las buenas reuniones son producto de un buen liderazgo. por lo tanto, tenga el control de la reunión y deje en claro a los asistentes que tiene la intención de mantener la reunión relevante y breve. coloque un reloj donde todos lo vean para mostrar a sus colegas en la reunión que realmente valora su tiempo. durante la reunión, asegúrese de que sus debates no se salgan del tema. Cada vez que esto suceda, vuelva a enfocar al grupo recordándoles los temas relevantes que tiene en la agenda de la reunión.

3. Permitir que todos contribuyan

La esencia de convocar una reunión en primer lugar es garantizar un flujo de comunicación bidireccional. Para ello, es importante alentar las contribuciones honestas y relevantes de todos los presentes en la reunión. Como líder de la reunión, puede caer fácilmente en el error de llevar su opinión en la manga, pero debe ser cauteloso si esto, ya que no cumple con el propósito de la reunión. evite la tentación de descartar las contribuciones de otras personas de inmediato, incluso cuando parezcan risibles o simplemente tontas.

4. finalice su reunión con un plan de acción

Una de las características distintivas de una reunión exitosa es un plan de acción que detalla las diversas estrategias que se implementarán en función de las decisiones tomadas en la reunión, las personas a cargo de la implementación, la fecha y la hora de la implementación, y el resultado esperado de la estrategia.

5. mantener minutas detalladas de la reunión

Es muy importante que alguien registre las actas o el procedimiento de una reunión. el acta servirá como prueba de que se celebró la reunión y una referencia histórica para aclarar cualquier duda o malentendido que pueda surgir sobre el procedimiento de la reunión.

6. eliminar todas las distracciones del lugar

Si bien se espera que todos los asistentes a la reunión eliminen todas las distracciones personales, como teléfonos inteligentes y tabletas, también se espera que usted, como líder de la reunión, elimine todas las distracciones del lugar de la reunión. por ejemplo, si se va a celebrar una reunión en la sala de lanzamiento de su empresa, apague la televisión led, ya que sería difícil para sus asistentes no mirarla a intervalos durante la reunión si la mantiene encendida.

7. nunca interrumpas a nadie

incluso si es superior a todos los demás asistentes a la reunión, siempre debe resistir la tentación de interrumpir cuando están hablando. incluso si no está de acuerdo con lo que dicen o cree que es una mierda, permita que terminen antes de abordar sus puntos.

8. presta la máxima atención

Cuando está organizando una reunión, todos mantienen contacto visual con usted cuando hablan. escucharlos atentamente es una manera de decirles que respetas sus opiniones y que estás dispuesto a escucharlas. solo unas pocas cosas pueden ser molestas para otros en una reunión que jugar con su teléfono inteligente cuando están hablando. envía señales de que no valoras sus opiniones y que la reunión en sí misma no es importante para ti.

9. manejar bien los conflictos: es común que surjan conflictos en las reuniones de la junta. Si eso sucede en la reunión en la que se está ejecutando, intente controlarla lo más posible sin dejar resentimientos en la mente de nadie.

10. reconocer y agradecer a todos los presentes

Al final de una reunión de la junta, reconozca la presencia de todos los presentes y agradézcales por asistir a la reunión y por hacer contribuciones significativas. diga a los asistentes que los aprecia y los motivará a participar más en las reuniones posteriores.