10 mejores formas a prueba de fallas para prevenir el fraude en su negocio

¿Le preocupa el fraude o el robo en su empresa? En caso afirmativo, aquí hay 10 tipos de fraude comercial más perpetrados y 10 mejores formas a prueba de fallas para prevenirlos.

ser víctima de fraude o perder algo valioso para los estafadores es una experiencia muy dolorosa. Casi he sido víctima de fraude en el pasado, pero supongo que la suerte estuvo de mi lado. Sin embargo, mi padre no tuvo tanta suerte ya que perdió una enorme suma de dinero en un negocio con un estafador que se hizo pasar por un sirviente de Dios. Si bien no quiero entrar en detalles de lo que sucede, quiero aprovechar esa experiencia única para compartir con ustedes algunos consejos que lo ayudarán a evitar ser víctima de fraude.

10 tipos de fraude en los negocios

Según el informe anual de la asociación de examinadores certificados de fraude, aproximadamente la mitad de todas las pequeñas empresas experimentan fraude en algún momento de su ciclo económico. y le costará a cada negocio un promedio de $ 114,000 por evento. es decir, una pequeña empresa pierde alrededor de $ 114,000 durante cada caso de fraude. y eso es una pérdida lo suficientemente grande como para hacer que algunas empresas cierren sus tiendas. peor, el culpable en la mayoría de los casos de fraude es un empleado confiable “.

ahora, esas estadísticas son asombrosas. y solo llevan a casa el punto de que la mayoría de las empresas corren el riesgo de fraude. por lo tanto, como propietario de una pequeña empresa, debe hacer todo lo posible para proteger a su empresa del fraude. seguro que no quiere ser estafado por un empleado que no tiene idea de todo lo que pasó solo para que su negocio despegue.

Para proteger su empresa del fraude, primero debe comprender los diversos tipos y formas de fraude a los que está expuesta su empresa. Esta iluminación por sí sola puede ayudarlo significativamente a descubrir cómo prevenir la ocurrencia de fraude. Aquí hay 10 tipos comunes de fraude que podrían destruir cualquier negocio rápidamente.

a. robo de existencias: esta es una forma tradicional de ganar dinero rápido. Con el tiempo, el culpable robará varios artículos de la tienda o almacén y los revenderá, generalmente a precios ridículos. usted, como propietario del negocio, no lo notará durante mucho tiempo porque las pérdidas de existencias generalmente están dentro de la tolerancia. por lo tanto, si administra una tienda minorista o cualquier otro negocio que ofrezca ciertos productos para la venta, debe estar más atento porque su negocio está en alto riesgo de este tipo de fraude.

si. manipulación de cheques: se refiere a cualquier esquema en el que su empleado roba los fondos de la compañía falsificando o alterando un cheque en una de las cuentas bancarias de su compañía. en otros casos, el empleado roba un cheque que su empresa ha emitido legítimamente a otro beneficiario. Para evitar este tipo de fraude, asegúrese de que todos los cheques en blanco estén bloqueados. insista en los recibos bancarios a tiempo y revíselos cuidadosamente. y tener en cuenta todos los cheques, incluidos los nulos.

C. fraude de facturación: esto es lo que sucede cuando un empleado hace que su empresa emita un pago simplemente enviando facturas por bienes o servicios ficticios, facturas infladas o facturas por compras personales. entonces, la compañía termina pagando al empleado en efectivo o con acciones.

Puede evitar este tipo de fraude asignando los deberes de aprobación de facturas y la emisión de cheques / pagos a diferentes empleados. también, requiere aprobación firmada para todos los gastos y revise la lista de proveedores periódicamente.

re. skimming-: en este tipo de fraude, el culpable le roba dinero a su empresa antes de ingresarlo en los registros financieros de la empresa. por lo general, el empleado acepta el pago de un cliente por un producto o servicio pero no registra la venta, por lo que se roba todo el dinero obtenido de la venta. Prevenir el descremado es fácil. solo asegúrese de que los recibos se emitan debidamente para cada venta y, al final de cada día, asegúrese de equilibrar el efectivo con el total de los recibos emitidos.

mi. hurto en efectivo: esto es casi similar al descremado, pero en este caso, el culpable le roba dinero a la compañía después de que se haya registrado en los libros y registros de la compañía. por lo general, el culpable roba efectivo y cheques de los recibos diarios antes de depositarlos en la cuenta bancaria de la compañía.

con menos frecuencia, el culpable roba un cheque saliente a un vendedor y lo deposita en su propia cuenta bancaria. Esto es menos común porque es fácil de detectar ( ya que el proveedor llamará para preguntar ). Para evitar el robo de efectivo, debe abrir todos los cheques de correo y sellos en el reverso “ para depositarlos solo en su empresa.

F. fraude de nómina: un fraude de nómina ocurre cuando su empleado le solicita que emita un pago haciendo reclamos falsos de compensación. por ejemplo, el culpable podría reclamar horas extras por horas no trabajadas o agregar empleados fantasmas a la nómina de la empresa. Para verificar el fraude de nómina, establezca que los empleados recogen sus cheques de pago en persona a intervalos periódicos ( para que pueda investigar cualquier cheque que no se haya cobrado ). también, requieren que todas las tarjetas de tiempo estén debidamente firmadas.

sol. soborno: esto es cuando uno o más empleados ofrecen, dan, reciben o solicitan algo valioso con el fin de influir en un acto oficial o decisión comercial sin su consentimiento. por ejemplo, un empleado puede procesar facturas infladas de un proveedor y, a su vez, obtiene el 10 por ciento del precio de la factura como soborno. o un empleado puede aceptar el pago de un proveedor a cambio de filtrar información confidencial sobre la oferta de un competidor en un proyecto.

h. manipulación de las cifras de ventas: esto es común entre los empleados a quienes se les paga una comisión en función de la cantidad de ventas que realizan o de aquellos que deben cumplir un objetivo mensual específico. manipulan las cifras de ventas para alcanzar su objetivo mensual u obtener más comisiones de las que tienen derecho.

yo. fraude de reembolso de gastos: esto es lo que sucede cuando un empleado reclama un reembolso por gastos comerciales ficticios o inflados. por ejemplo, un empleado enviado en una asignación comercial a otro país puede reclamar gastos adicionales que son ficticios o inflados.

j. fraude de amistad: esto es lo que sucede cuando te acercas tanto a un empleado que le confías documentos vitales de la empresa, como cheques en blanco. por lo general, estos empleados pasan desapercibidos durante mucho tiempo porque has confiado tanto en ellos que no creerás que podrían apuñalarte por la espalda.

10 mejores formas a prueba de fallas para prevenir el fraude en su negocio

1. controla tu avaricia: bueno, hay un dicho popular que dice que si algo suena demasiado bueno para ser verdad, entonces definitivamente es demasiado bueno para ser verdad. Una cosa que empuja a las personas hacia adelante en un acuerdo, incluso cuando hay señales de advertencia en todo ese acuerdo, es la codicia. Creo firmemente que la codicia es el factor ganador que un estafador siempre busca. si puedes controlar tu avaricia, nunca caerás en ninguna estafa.

2. saber con quién está tratando: no haga negocios con personas anónimas. debe esforzarse por encontrar la dirección física del vendedor ( no el apartado de correos ) y el número de teléfono. con los servicios de telefonía por Internet y otras tecnologías basadas en la web, será difícil saber desde dónde llama una persona.

realice una búsqueda en línea del nombre de la empresa y el sitio web, y busque comentarios. Si las personas reportan experiencias negativas, ahora debe decidir si la oferta vale la pena. después de todo, un trato siempre es bueno solo si obtiene un producto que realmente funciona como se prometió.

3. tenga en cuenta que transferir dinero es como enviar dinero en efectivo: no envíe dinero a través de medios imposibles de rastrear, como transferencias bancarias, western union o moneygram, sin verificar primero la autenticidad del acuerdo y la persona involucrada.

la gente transfiere dinero con tanta frecuencia como insisten los estafadores, especialmente en el extranjero, porque es casi imposible revertir la transacción o rastrear el dinero. no envíe dinero a personas desconocidas, especialmente a vendedores que insisten en transferencias electrónicas para el pago, ni a ninguna persona que afirme ser un pariente o amigo en una emergencia y quiera mantener la solicitud en secreto.

4. siempre lea sus estados de cuenta mensuales: los estafadores siempre robarán información de la cuenta y luego presentarán cargos o cometerán delitos en su nombre. los comerciantes deshonestos le facturarán mensualmente las ‘ tarifas de membresía ‘ y otros bienes o servicios sin su autorización.

peor aún, sus empleados le robarán e inflarán el precio de los artículos comprados si descubren que no se molesta en revisar los libros. así que invierta tiempo para revisar sus registros financieros regularmente y cuando vea cargos que no reconoce o no acepta, comuníquese con su banco, emisor de la tarjeta u otros acreedores de inmediato.

5. coloque un límite de retiro en su cuenta bancaria: sí, puede detener el crecimiento del fraude dentro de su organización al colocar un límite de retiro en su cuenta e indicarle a su banco que se comunique con usted cuando alguien intente retirarse por encima del límite.

6. invertir conlleva un riesgo; nunca lo olvides: si te contactan con oportunidades de inversión de alto riesgo y bajo riesgo, mantente alejado. cuando reciba un discurso que lo insta a actuar de inmediato, le ofrece una garantía de grandes ganancias y promete poco o ningún riesgo financiero, tome su dinero y corra.

7. asegúrese de que la cuenta por cobrar del personal sea diferente de la cuenta por pagar del personal.

8. no acepte un cheque y devuelva dinero: por ley, los bancos tendrán que poner a disposición los fondos de los cheques depositados en cuestión de días, pero descubrir un cheque falso puede llevar semanas. usted es responsable de los cheques que depositó: si un cheque resulta ser falso, usted será responsable de pagar al banco. no importa cuán convincente sea la historia, alguien que paga de más con un cheque es casi seguro un estafador, así que tenga cuidado.

9. establecer un estándar claro: la mejor manera de ayudar a salvaguardar un negocio es establecer estándares claros desde el principio. Esto implica un ejemplo apropiado y un tono ético, comenzando de arriba hacia abajo. Un manual del empleado puede ser de gran ayuda para establecer los principios y valores para guiar a su organización.

un manual del empleado nivela el campo de juego y evita que las reglas se vuelvan arbitrarias. La regla se aplica a todos. Si alguien es despedido y usted se descubre en la corte, el manual puede ser una referencia que explicará qué acciones justificarán el despido.

10. verificación de referencias de los empleados: antes de contratar a un nuevo empleado, siempre verifique las referencias y realice verificaciones de antecedentes que incluyan antecedentes laborales, de licencias, de crédito y de antecedentes penales. El costo de hacer esto siempre es muy superior al beneficio. por ejemplo, como propietario de un negocio, debe tener cuidado de contratar a un contable o contador con mal crédito porque el peso de las obligaciones financieras paralizantes podría convertir a una persona honesta en un ladrón.

11. Asegure su organización: utilice los controles renumerados, ya que esto le permitirá auditar los cheques faltantes. Además, los cheques que se borran de la secuencia podrían detectarse más fácilmente. todas las verificaciones deben mantenerse bajo llave y las llaves nunca deben distribuirse.

Otras precauciones incluyen tener un procedimiento de ” cheque anulado ” y no firmar cheques en blanco. Todos los desembolsos deben revisarse periódicamente. escudriñe y luego escanee los cheques a nombre de proveedores que no reconoce, los cheques a un monto en efectivo, los cheques que aparecen fuera de secuencia y los números faltantes de verificación cruzada.

12. Controle siempre quién revisa los documentos confidenciales: los propietarios de pequeñas empresas deben controlar quién recibe primero los extractos bancarios y otros documentos confidenciales. No es descabellado que el propietario de una pequeña empresa tenga un apartado postal separado con el fin de recibir extractos bancarios, recibos habituales o cualquier otro documento confidencial. Esto ayudará a eliminar la posibilidad de que alguien intercepte el correo primero con el fin de robar o encubrir un robo anterior.

13. no envíe dinero a alguien que no conoce: no envíe dinero a un vendedor en línea del que no haya escuchado / visto ni a un interés amoroso en línea que solicite dinero. Es mejor hacer negocios con sitios y personas que ha conocido y en quienes ha confiado. Si compra artículos a través de una subasta en línea, considere utilizar una opción de pago que brinde protección, como una tarjeta de crédito.

14. no juegues una lotería extranjera

15. no responda a mensajes que soliciten información personal o financiera, etc.

16. salvaguardar su nómina: este es otro capítulo sujeto a abuso. Los propietarios y gerentes de pequeñas empresas deben tomarse un tiempo extra para revisar personalmente cada cheque de nómina. aunque lleva mucho tiempo, este procedimiento proporcionará un monitor para garantizar que los empleados reciban un pago adecuado. Esto podría ser especialmente importante cuando una empresa tiene personal temporal y de medio tiempo. Aunque no siempre es posible en una pequeña empresa, ciertas obligaciones deben mantenerse por separado.

por ejemplo, la persona que ‘ corta ‘ o está a cargo de los cheques no debe ser la persona que tiene la autoridad para firmar. la persona que abre el correo no debe ser el registrador de cuentas por cobrar y la conciliación de las cuentas. Incluso una pequeña empresa podría dar un paso para separar las funciones relevantes.

En conclusión, creo que las precauciones mencionadas anteriormente ayudarán en gran medida a evitar fraudes en su negocio, así que tómelo en serio.