¿Por qué ciertos gerentes de proyecto presentan sus proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con clientes satisfechos, mientras que otros tienen dificultades? Veamos los diez hábitos que los gerentes de proyectos altamente exitosos comparten para descubrir.
Estos hábitos se mencionan una y otra vez en las evaluaciones de desempeño y en las revisiones de fin de proyecto donde el cliente, el equipo o el patrocinador ofrecen comentarios al gerente del proyecto.
No es necesario tener diez años de experiencia para lograr el éxito cada vez. Al cambiar sus hábitos y mejorar sus habilidades, puede mejorar drásticamente las posibilidades de que su proyecto sea un éxito y también tener un tiempo menos estresante en el trabajo.
# 1 utilizando el equipo adecuado
Los gerentes de proyecto más efectivos y exitosos conocen las capacidades de los miembros de su equipo. significa que pueden asignar el trabajo correcto a las personas adecuadas.
El uso del recurso incorrecto en una tarea puede llevar a que tarde más o se haga mal. ayuda a conocer las fortalezas y debilidades de las personas que trabajan con usted para que pueda asignarlas mejor a las tareas del proyecto.
# 2 gestión de problemas del proyecto
Todos los proyectos tienen problemas de vez en cuando. los gerentes de proyectos exitosos no dejan que les preocupe. conocen los procesos para la gestión de problemas y también la mejor manera de tratar los problemas a medida que surgen.
Tu también puedes hacer eso. Una vez que sepa cómo evaluar un problema del proyecto, verá que la gestión del problema se convierte en un hábito fácil de incorporar a su rutina semanal. dedique algo de tiempo para revisar su registro de problemas cada semana, y pronto descubrirá que es un trabajo fácil mantenerse al tanto de la gestión de los problemas.
# 3 lidiando con los cambios
Los proyectos están diseñados para cambiar las cosas, pero ese tipo de cambio está ocurriendo a otras personas. es más difícil administrar el cambio que está dirigido directamente al equipo del proyecto, alterando el cronograma detallado del proyecto y creando nuevos trabajos y un montón de actualizaciones de documentación.
Los gerentes de proyectos exitosos tienen un proceso de gestión de cambios que siguen. Seguir pasos definidos hace que sea más fácil convertir cualquier acción en un hábito porque es estructurado y repetitivo.
El proceso de gestión del cambio se ve así:
- recibir información sobre el cambio
- evaluar el cambio
- establecer cuánto trabajo sería hacer el cambio
- preparar una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante
Una vez que haya preparado una recomendación, pídale a su patrocinador que tome una decisión sobre si debe incorporar el cambio o no. puede aprobar algunos pequeños cambios usted mismo siempre que estén dentro de sus niveles de competencia y autoridad. Los gerentes de proyectos exitosos saben que hacer frente a los cambios es parte del trabajo y tienen un plan para lidiar con ellos a medida que surjan.
# 4. gestión de costos del proyecto
es muy probable que su proyecto incurra en costos, incluso si usted no tiene control total sobre las cadenas de cartera. ser capaz de administrar elementos financieros bajo su control tiene que ser un hábito. si no lo aborda de manera regular y rutinaria, encontrará que el trabajo se vuelve tan grande que es imposible hacerlo bien.
Los gerentes de proyectos fantásticos se mantienen al tanto de los gastos con sistemas de archivo que funcionan para facturas, presupuestos y estimaciones. Acostúmbrese a usar su software de presupuesto (incluso si es solo una hoja de cálculo).
no puede administrar los costos de su proyecto hasta que tenga un plan para lo que va a gastar. aprenda a crear un presupuesto de proyecto para que pueda comenzar.
# 5. trabajo en equipo
el equipo del proyecto podría no estar trabajando directamente para usted. Entonces, ¿por qué el trabajo en equipo forma parte de los hábitos de los gerentes de proyectos exitosos? es porque necesita que su equipo trabaje junto de manera efectiva y necesita que las personas involucradas en el proyecto lleguen rápidamente a un punto en el que confíen entre sí. obtienes eso a través de la construcción del equipo. ten cuidado con las situaciones en las que tu equipo se está desmoronando. El comportamiento de intimidación, en particular, es inaceptable.
# 6. procesos de comprensión
El sexto hábito de los gerentes de proyectos altamente exitosos es que entienden los procesos que existen dentro de su esfera de control. eso significa que saben qué procedimientos de trabajo deben seguirse. no pierden el tiempo tratando de resolver cómo escribir un caso de negocios porque saben que hay un procedimiento para eso y pueden seguir los pasos.
Los gerentes de proyecto más exitosos no son esclavos del proceso. ellos saben cuándo lo correcto es seguir el proceso. saben cuándo es mejor ajustarlo un poco para que las tareas en general sean más fáciles para todos. un ejemplo de eso sería eliminar la burocracia de un pequeño proyecto adaptando los procesos en consecuencia.
# 7. actualizar el horario
los cronogramas del proyecto no deben dejarse al azar. Los gerentes de proyectos más exitosos se acostumbrarán a verificar regularmente sus cronogramas para verificar su precisión y actualizarlos.
Hay muchas maneras de seguir el progreso de su proyecto. Lo más importante es que lo hagas. Si tiene dificultades para hacer suyo este hábito, reserve una breve reunión en su diario con usted y su agenda una vez por semana. use el mismo tiempo cada semana y tómese 30 minutos para revisar dónde está y dónde debe estar. haga las modificaciones necesarias, informe al equipo y continúe con el proyecto.
Si los cambios en su horario tienen un impacto en la fecha de finalización del proyecto o en la fecha de entrega de los hitos más importantes, hable con su patrocinador. No debe cambiar los fundamentos de su plan básico sin pasar por un proceso de aprobación formal.
# 8. gestionar el riesgo del proyecto
saber qué incluir en su registro de riesgos es una cosa, pero revisarlo habitualmente y actuar sobre los riesgos planteados es algo diferente. no es suficiente usar el comienzo de su proyecto para identificar riesgos y luego no pensar en ellos nuevamente. La gestión de riesgos debe ser parte de los hábitos de su proyecto porque sin ella encontrará que los riesgos se convierten en problemas y crean problemas para usted.
Es otra área donde los procesos estándar y la reserva de un espacio regular para realizar una revisión de riesgos pueden ayudar. puede incluirlo como parte de las reuniones de su equipo. Acostúmbrese a revisar sus riesgos con el equipo, cierre los que ya no son una amenaza y planifique acciones para aquellos que desea mitigar.
# 9. tiempo de seguimiento
los gerentes de proyecto saben mucho sobre la gestión del tiempo del proyecto, pero eso tiende a estar en el dominio de la programación y la planificación. de lo que estamos hablando es del seguimiento del tiempo de forma más regular y diaria. Estamos hablando de hojas de tiempo.
los equipos de proyecto a menudo no están tan interesados en usar partes de horas si no lo han hecho antes. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos tienen un seguimiento del tiempo inherente al producto. eso puede facilitar la introducción del cambio al seguimiento del tiempo como equipo.
Si realiza un seguimiento del tiempo de su equipo (lo cual se recomienda) es importante que sepa a dónde va su propio tiempo en un día. debe acostumbrarse a tomar nota de cómo pasa su tiempo. Le ayudará a comprender si está dedicando tiempo a las tareas prioritarias del proyecto. Puedes pensar que lo eres, pero ¿verdad? Las hojas de tiempo o el registro de alguna forma ayudarán, incluso si es solo un registro por hora en un bloc de notas.
# 10. entrega de cambio comercial
Finalmente, el hábito que hace que los gerentes de proyectos tengan más éxito es su capacidad de equiparar los resultados del proyecto con los resultados del negocio. Si los usuarios no usan su producto o el software caduca rápidamente o los clientes no están tan sorprendidos como usted, entonces su proyecto ha sido una pérdida de tiempo.
Los equipos de proyectos más exitosos se aseguran de que saben a qué resultados comerciales apuntan. construyen una solución que ofrece ese cambio comercial de manera sostenible. lo que entregan cuando finaliza el proyecto es totalmente utilizado y totalmente adoptado por el cliente. Es un éxito porque ha sido construido para ser un éxito desde el principio.
comprender los objetivos comerciales es un criterio clave para cualquier gerente de proyecto que quiera tener un impacto en los clientes y las partes interesadas. Si puede demostrar que ha entregado algo de valor, entonces es fácil demostrar el impacto que tiene y el valor que aporta a la empresa.
Acostúmbrese a preguntar a sus partes interesadas qué valor comercial esperan y cómo quieren usar lo que sea que su proyecto les brinde. hábleles sobre cómo definen el éxito. puedes construir esto en un proceso repetible al comienzo de cada proyecto.
- # 1 utilizando el equipo adecuado
- # 2 gestión de problemas del proyecto
- # 3 lidiando con los cambios
- # 4. gestión de costos del proyecto
- # 5. trabajo en equipo
- # 6. procesos de comprensión
- # 7. actualizar el horario
- # 8. gestionar el riesgo del proyecto
- # 9. tiempo de seguimiento
- # 10. entrega de cambio comercial