10 cosas que todo nuevo gerente de programa debe saber

La gestión de programas es una elección profesional gratificante y bien remunerada, pero también puede ser un papel desafiante. Si acaba de obtener su primer trabajo de gestión de programas, o si desea saber si debe dar el salto a una carrera de gestión de programas, es importante comprender lo que implica la carrera. considere estas 10 cosas de las cuales cada nuevo administrador de programas debe estar al tanto antes de comenzar una función de administración de programas.

la gestión de proyectos se trata de planificar el trabajo, organizar tareas y recursos, controlar procesos y entregar un objetivo específico. Ya sea que abran una nueva oficina, inicien una nueva aplicación o construyan un estadio olímpico, los proyectos tienen un comienzo, un desarrollo y un final definidos con un conjunto claro de objetivos.

La gestión del programa es diferente y generalmente mucho más amplia. un gerente de programa podría supervisar múltiples proyectos a la vez, cada uno de los cuales podría tener su propio equipo de proyecto y gerente de proyecto. Esos proyectos juntos podrían ser parte de un programa más amplio diseñado para entregar algo de valor a la organización a lo largo del tiempo.

Los programas son inherentemente inciertos. Si bien es posible que sepa cuál es el panorama general, es solo una declaración de visión cuando comienza. la ruta exacta de cómo llegar allí y qué proyectos se requerirán durante un período prolongado de tiempo es algo que debe resolver a medida que avanza.

comenzará con una planificación detallada de lo que sabe y creará una imagen de cómo abordar el resto a medida que se acerca. amplíe progresivamente sus horizontes de planificación y entrega hasta que no pueda ir más allá.

bloquee el tiempo a intervalos regulares para planificar los próximos pasos. También puede aprovechar esta oportunidad para asegurarse de que todavía está en camino de ofrecer valor comercial.

Si bien un proyecto podría terminar en aproximadamente un año, los programas pueden prolongarse, aparentemente indefinidamente.

los gerentes de programa deben proteger a sus equipos contra el agotamiento. no puede trabajar a la máxima velocidad sin cesar, así que asegúrese de que los miembros de su personal obtengan el tiempo de inactividad adecuado. Esto debe incluir períodos de tiempo más tranquilo en el trabajo con menos entregables y un tiempo adecuado fuera de la oficina para vacaciones.

administre la baja por enfermedad de cerca, mire sus informes de horas extras y esté alerta al hecho de que el bienestar de su equipo es primordial si desea reducir drásticamente el desgaste y mantener a su gente talentosa durante toda la vida del programa.

cuando está entregando un programa que tiene una fecha de finalización distante, debe administrar el ritmo del trabajo. es difícil mantener el impulso durante varios años, por lo que su función como gerente de programa es hacer malabarismos con las prioridades y los proyectos para que se entreguen resultados mensurables con regularidad.

mezclar las victorias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos más generales. esto ayuda al equipo a ver que estás avanzando y asegura que hay algunas historias de éxito a corto plazo para compartir para mantener la motivación alta. finalmente, ayuda a los inversionistas y gerentes ejecutivos a ver que se está progresando.

Los programas a menudo ofrecen algo nuevo, único o transformador para una organización. Uno de los desafíos de trabajar en ese tipo de iniciativas es que probablemente no tenga las habilidades internas para poder completar todas las tareas y proyectos requeridos.

eso está bien y es de esperarse. su trabajo como nuevo gerente de programa es asegurarse de que pueda mejorar, capacitar y desarrollar a las personas que tiene para que juntos puedan abordar todos los requisitos de recursos.

puede haber algunas áreas donde solo necesita un determinado recurso durante un período limitado. por ejemplo, no va a capacitar a uno de sus empleados sobre cómo conducir una carretilla elevadora si es una habilidad que necesita durante solo una semana. sin embargo, si está transformando la forma en que se gestiona la presencia en línea de su empresa, probablemente sería valioso contar con habilidades de desarrollo de sitios web de forma interna junto con cierta experiencia sobre las redes sociales o la optimización de motores de búsqueda. Estas son habilidades en las que el negocio dependerá a largo plazo.

tome decisiones sobre cuáles de estos debe integrar en el equipo y cuáles deben subcontratarse, luego asegúrese de que su programa pueda brindar las tareas de capacitación y reclutamiento necesarias para estar listo para administrar los resultados a medida que cada proyecto entrega.

Si proviene de un entorno de gestión de proyectos, la gobernanza no será una sorpresa para usted. es la forma en que las estructuras de proyectos y programas se organizan y controlan para garantizar que la toma de decisiones se realice de la manera correcta y que las personas adecuadas participen. Es crucial para garantizar que el trabajo se está progresando de una manera que se ajuste al caso de negocios en general, y ayuda a mantener a las personas responsables.

La gobernanza también es la forma en que la oficina de gestión de proyectos y los altos ejecutivos pueden garantizar que un programa esté en camino de brindar beneficios. también proporciona una ruta formal para cerrar proyectos o un programa completo si se puede demostrar que esos beneficios ya no se lograrán.

La gobernanza es más compleja en un entorno de programa que en un entorno de proyecto. Las juntas de proyecto y los grupos directivos normalmente tienen una membresía de nivel ejecutivo. esto es de esperarse ya que el resultado final de un programa es normalmente la transformación del negocio.

Los gerentes de proyecto, que están involucrados en un programa, generalmente unirán sus planes de proyecto, luego un equipo de administración de programas, bajo su dirección como gerente de programa, se reúne y los planes se integran.

Esto es más fácil dicho que hecho. requiere identificar las dependencias entre proyectos y tareas de proyecto. te obliga a mirar los requisitos de recursos para todo el programa y hacer malabarismos con las actividades para adaptarse a la disponibilidad de personas clave.

Una vez establecido su plan de programa integrado, puede seguirlo en un diagrama de Gantt u otra herramienta de software. A medida que sus gerentes de proyecto realicen un seguimiento de sus proyectos en tiempo real, tendrá que hacer ajustes al plan del programa, manteniendo a todos informados sobre los cambios y explicando qué significa esto para sus áreas de trabajo.

Como gerente de programa, usted confía en sus gerentes de proyecto para hacer la planificación detallada. No es práctico ni deseable que rastree un programa con miles de tareas.

necesita una vista resumida de alto nivel de los proyectos con suficientes detalles para mostrarle si algo va a tener un impacto a nivel de programa.

La forma más fácil de hacerlo es con aplicaciones de software dedicadas. tratar de administrar su programa multimillonario en una hoja de cálculo básica sería demasiado difícil.

por muy bueno que sea para delegar, estar en un rol de gestión de programas significa que necesita mejorar aún más.

La buena noticia es que debe tener un equipo de gerentes de proyecto, e incluso puede tener una oficina de administración de programas dedicada para apoyar su cambio transformador.

Hay mucho trabajo por hacer en un programa, y ​​configurarlo para garantizar que todas las partes móviles se muevan juntas en el momento adecuado es un gran esfuerzo. no puedes hacerlo solo y no deberías intentarlo. calcule cuánto tiempo necesita para iniciar el programa y luego asegúrese de tener un equipo para respaldarlo.

Si no tiene a nadie en la oficina de administración del programa, solicite que alguien sea enviado al equipo de administración del programa. hay mucho que hacer para ellos. por ejemplo, alguien en un rol de coordinación de proyecto estaría perfectamente ubicado para brindar la coordinación requerida a nivel de programa, liberándolo para involucrarse en tareas estratégicas.

Hay muchos hilos en los programas. desde proyectos con partes interesadas difíciles hasta plazos aparentemente imposibles de cumplir, todos los días le brindarán oportunidades de conflicto. Tenga cuidado con las cosas que interrumpen el desempeño del proyecto y esté preparado para intervenir cuando sea necesario para evitar una situación de conflicto antes de que comience.