10 consejos para planificar una increíble fiesta navideña de empresa

Abadía de Senanque en Provenza con campos de lavanda

10 consejos para planificar una increíble fiesta de empresa

Si se le ha asignado la tarea de planificar la fiesta anual de los empleados para su empresa, siga algunas pautas básicas para aprovechar al máximo su evento especial y reducir los costos sin afectar su calidad. Al evaluar cuidadosamente la mejor manera de acercarse y ejecutar esta fiesta navideña, puede crear una experiencia que no solo aumente la moral de la empresa sino que también aumente la satisfacción de los empleados y los niveles de retención en todos los ámbitos.

Es importante comenzar con lo básico: qué tema debería tener la fiesta, dónde debería tener lugar, cuántas personas vendrán, cuándo debería suceder y qué alimentos y bebidas se servirán durante la ocasión, antes de pasar a una planificación especializada. y ejecución de eventos. 

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Los elementos básicos de un evento de empresa de vacaciones

por supuesto, como cualquier otro evento o proyecto, debe crear un plan de proyecto que identifique los detalles del evento para la fiesta de los empleados. el tema, el lugar, la hora, la fecha, el recuento de invitados, las selecciones de alimentos y bebidas, la decoración y la agenda del evento deben tenerse en cuenta antes de comenzar a ejecutar su evento.

toda buena fiesta necesita estos elementos centrales para tener éxito, pero no todo tiene que ser inamovible antes de comenzar a ejecutar para satisfacer sus necesidades (como asegurar un lugar, reservar un servicio de catering o planificar una agenda).

Aunque hay muchas maneras de abordar estas decisiones, y las decisiones para ideas de alto nivel, como el tema y el momento, a menudo recaen en los ejecutivos de la compañía en lugar del productor del evento, es mejor trabajar con un equipo para decidir qué detalles son adecuados para su específico empresa.

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elige el momento más efectivo para celebrar tu evento

El mejor momento para celebrar una fiesta festiva de los empleados es probablemente durante la hora del almuerzo. Los datos históricos de las fiestas navideñas de Winston Battalia muestran una tendencia creciente a esta decisión, lo que refleja que más de dos quintos de los eventos corporativos tienen lugar durante la hora del almuerzo.

desafortunadamente, no todos pueden tener la oportunidad de participar en el evento porque alguien debe quedarse atrás y responder las llamadas y consultas de los clientes. pero un evento a la hora del almuerzo permite a la organización controlar los costos y reduce las obligaciones sobre el tiempo personal y los compromisos de los empleados.

Si la organización no está organizando un programa de almuerzo, organizará un evento nocturno, que permite que asistan más empleados, pero a menudo puede tener costos más altos, dependiendo de la noche de la semana en que se celebre el evento.

Entonces, ¿cómo se obtiene la mayor inversión por el dinero? Mientras que algunos pueden pensar que el viernes es el mejor día para celebrar el evento porque la mayoría de los empleados estarán fuera durante el fin de semana, el viernes es el día más popular de la semana en restaurantes y otros lugares, el tiempo más caro. pocas organizaciones querrán considerar el domingo por la noche, por lo que parece que la siguiente mejor opción puede ser el lunes por la noche.

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considere organizar una fiesta fuera de temporada

en lugar de dejar de asistir a la fiesta anual de navidad o de acción de gracias, ¿por qué no considerar organizar un evento que sea específicamente para el aprecio de los empleados, cuando no hay otro día festivo en el calendario de la empresa?

principios de octubre y finales de enero son buenos momentos para celebrar una fiesta de agradecimiento anual, ya que puede encontrar una mayor disponibilidad de opciones de lugares fuera del sitio, ahorrar dinero en gastos de catering y potencialmente obtener mejores ofertas en paquetes de fiesta durante este evento fuera de temporada.

Un inconveniente de crear una fiesta de agradecimiento anual en lugar de celebrar las fiestas anuales comunes es que los empleados podrían no recordar esto como una tradición tan bien como lo hacen las fiestas de Navidad o Año Nuevo. querrás asegurarte de generar publicidad en torno al evento si no es una fiesta tradicional.

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elegir un equipo para ayudar a ejecutar el evento

decidir el tamaño correcto del equipo y seleccionar a los mejores miembros del equipo son esenciales para que su evento sea un éxito con la menor molestia posible. en última instancia, sin embargo, no es el tamaño del comité sino la calidad de quienes trabajan en él lo que determina el calibre de un equipo de planificación de eventos.

un grupo más pequeño de personas probablemente hará que la planificación sea más conveniente y rentable, pero muchas organizaciones involucran un gran comité de personas para que las voces de más empleados estén representadas en las fases de planificación y ejecución. sin embargo, el tiempo dedicado a planificar este tipo de evento puede reducir la productividad cotidiana de los involucrados, por lo que podría considerar establecer un equipo más pequeño de personas que estén facultadas para tomar decisiones para el grupo más grande.

seleccionar a esas personas por su capacidad de influir positivamente en otros empleados y utilizar la tarea como recompensa o incentivo para los elegidos. El planificador de eventos de la organización debe trabajar con un líder capacitado en recursos humanos o marketing, alguien autorizado para aprobar el plan, para ayudar a impulsar estas decisiones y elegir a los mejores miembros del equipo.

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crear un menú rentable para fiestas navideñas

Cuando se trata de elegir qué alimentar a sus empleados durante su fiesta de agradecimiento, una serie de trucos pueden ahorrar dinero y, al mismo tiempo, proporcionar una excelente comida.

Las comidas en platos a menudo son más rentables que los buffets, y se pueden presentar de manera mucho más elegante que hacer que todos hagan cola y se sirvan.

por supuesto, su menú debe reforzar el tema de su evento, y debe intentar elegir artículos que incorporen los colores o la marca de su evento, pero eso no significa que deba alquilar ropa de cama y otros materiales costosos para decoraciones navideñas.

seleccionar artículos modestos o fruta fresca para los centros de mesa, limitar el consumo de alcohol y organizar un lugar que tenga decoraciones navideñas estándar y opciones de precios de alimentos también son formas excelentes de reducir costos y brindar a sus empleados una buena experiencia.

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decidir sobre los niveles y límites de consumo de alcohol

Durante años, las organizaciones han estado limitando el volumen de alcohol en el evento de la fiesta navideña por una variedad de razones, incluido el control estratégico del presupuesto y la mayor atención al mensaje del evento.

aún así, la mayoría de los empleados no quieren asistir a un evento de la compañía que no presente alguna forma de bebida alcohólica. Por esta razón, desea reducir su selección de bebidas alcohólicas o incluso crear cócteles económicos y exclusivos para reducir los costos y mantener bajos los niveles de intoxicación.

También puede considerar limitar la selección a solo vino, cerrar el bar temprano y ofrecer bebidas solo durante la comida para ayudar a reducir aún más los costos y limitar la cantidad que los empleados están bebiendo mientras representan a la empresa en su evento.

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recordar a los empleados la etiqueta adecuada

El mejor consejo para todos los que asisten a una fiesta navideña es asegurarse de recordar la etiqueta para llegar y hacer que los demás se sientan cómodos y disfruten de la noche, y establecer reglas básicas en un memorando o correo electrónico de toda la compañía antes de que el evento sea perfecto forma aceptable de asegurarse de que sus empleados invitados tengan la mejor experiencia posible.

Los errores de etiqueta que se deben evitar en la fiesta incluyen evitar beber, comer, hablar o quejarse en exceso, llegar demasiado temprano o irse demasiado tarde, usar vestimenta inadecuada y traer invitados en exceso, todo lo cual no solo puede afectar las experiencias de los demás en el evento pero también los costos de la compañía.

Aunque una fiesta anual de la empresa tiene como objetivo reunir al equipo y reducir las inhibiciones que se encuentran comúnmente en el lugar de trabajo, recuerde a sus invitados que todavía representan a la empresa, incluso cuando asisten a este evento después del trabajo, y por lo tanto se espera que se comporten de una manera Adecuado para el lugar de trabajo.

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considere organizar un intercambio de regalos

en general, muchas organizaciones incluyen un intercambio de regalos entre empleados en sus fiestas navideñas. sin embargo, si la organización es más grande, tal vez sea mejor dejarla a nivel departamental en lugar de en el evento de todos los empleados, ya que organizar a tal escala puede resultar difícil, especialmente si no está familiarizado con ciertos departamentos y sus empleados.

sin embargo, si hay un intercambio de regalos, quizás sea mejor si el anfitrión u organizador solicita un límite financiero para el regalo, tal vez $ 10, para evitar problemas asociados con el precio del regalo.

Además, la creación de un “elefante blanco” o un tipo similar de intercambio de regalos con todo incluido en el que todos en la empresa están invitados a participar a nivel individual podría ayudar a prevenir las pesadillas u ocurrencias organizacionales en las que un invitado no recibe un regalo porque otro olvidó para traer uno.

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considere si la recaudación de fondos es adecuada para su evento

la comida, la ropa y las campañas de juguetes son parte de la cultura en muchas organizaciones, mientras que algunas fomentan las campañas de donación de efectivo, pero esto no significa necesariamente que la fiesta de reconocimiento de los empleados de toda la empresa sea el lugar adecuado para una oportunidad de recaudación de fondos.

Si bien es muy útil asociar una causa particular para la fiesta navideña, puede ser útil para la organización alentar solo obsequios en efectivo y donaciones en especie que puedan beneficiar a la organización benéfica que recibe apoyo. De esta manera, todos tienen la opción de ofrecer un regalo a un valor que se ajuste a sus propios presupuestos personales.

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evaluar los patrocinios de proveedores para su evento

algunas personas pueden pensar que obtener patrocinadores de proveedores es una excelente manera de compensar los costos de su fiesta anual; sin embargo, los organizadores de eventos y sus clientes pueden querer concentrarse en el objetivo de su fiesta de vacaciones de apreciar a los empleados en lugar de externalizar los costos a los proveedores patrocinados.

Los empleados a menudo sienten que el costo de estos eventos especiales debe cubrirse con el presupuesto operativo de un empleador. Si la organización no puede darse el lujo de organizar un evento de agradecimiento para sus empleados o si no forma parte del plan de negocios por algún motivo, entonces el empleador no debe buscar ingresos externos para cubrir el costo a través de patrocinios.